نظرا لكبر حجم المنظومات المعلوماتية والأعمال الروتينية وما نشأ عنها من منافسة قوية بين الكثير من المؤسسات في القطاعات مختلفة التخصصات في الأسواق العالمية، ظهرت الحاجة إلى استثمار القطاع التكنولوجي؛ والذي برز دوره بشكل كبير في العقدين الأخيرين لتداخله في منظومات الحياة وتعقيداتها، ولتوكل إليه الكثير من المهام التي كانت تشكل عبئا على أصحابها.  وسرع هذا الاعتماد التكنولوجي حاجة المؤسسات لسد الفجوات التي تعيق نموها وتطورها فكان التوجه نحو ما يسمى اليوم ب” الأتمتة الذكية” التي لها القدرة على تنفيذ العديد من جوانب العمل المعقد بشكل أكثر كفاءة و سهولة و يسر من خلال تبسيط تعقيدات الكثير من المهام الموكلة والمستهلكة للكثير من الوقت، حيث يتم توفير البيانات مما يساعد على اتخاذ القرارات الأساسية.

وللحديث بشكل توضيحي عن استخدام تطبيقات الأتمتة الذكية في وظائف الموارد البشرية نستعرض بعض منها:

– نظام المعلومات:

وهو مهم جدا في الموارد البشرية يتطلب وجود بيانات وسجلات ليعمل على معالجتها، ومع الأتمتة الذكية تحول إلى نظام آلي لجمع وتخزين واستخراج المعلومات الخاصة بالموارد البشرية، “وداعاً لطرق اليدوية الشائعة في حفظ البيانات واسترجاعها”، ويعتبر الحاسوب من العناصر الأساسية في نظم المعلومات وله الفضل الكبير في انتشار الأتمتة داخل المنظمات، حيث أسهم استخدام تطبيقات الأتمتة الذكية فيها بشكل كبير في قدرتها على تحسين الإنجاز، و دعم اتخاذ القرارات والأعمال التعاونية، كما تزايدت مساهمة نظم المعلومات المستندة على الإنترنت في تحقيق نجاح المنظمات الحديثة التي تعمل في ظل منافسة عالمية تتميز بالحدة وسرعة التغير وتسارع التطور والانفتاح على كل ما هو جديد، ومن الأمثلة على ذلك أنظمة المعلومات في الموارد البشرية “ERP” المصممة لتخطيط موارد الشركة.

– الاستقطاب:

حيث دائماً ما يكون إقبال متزايد على الوظائف الشاغرة، بشكل تسعى معه المنظمة لاستقطاب أفضل الموظفين، ومع وجود تطبيقات برمجية تتيح التعامل الإلكتروني مع احتياجات التوظيف وما يقارب 90% من الشركات تستخدم نظام ATS وأنظمة تتبع المتقدمين وتعمل على قبول الطلبات أو رفضها، وهكذا ومن خلال استخدام الأتمتة الذكية تستطيع المنظمة نشر الوظائف تلقائياً من خلال الإعلانات التي تتضمن كل ما يتعلق بالوظيفة، وسرعة وصول الجميع إليها في أي وقت وأي مكان، هذه التطبيقات تعمل على توفير ميزانية الإعلانات وتقليل الوقت والجهد وتستخدم هذه التطبيقات الذكية في المقابلات والاختيار والتعيين دون تحيز، مما يجعلها تعد من الأساليب المهنية والعصرية.

– تقييم الأداء:

وهي من العمليات الهامة في الوظائف البشرية على جميع المستويات في المنظمات، وتتأثر بعدة عوامل: الخبرة في العمل، والعمر، والجنس، والكفاءات، وتتم العملية لعدة أسباب، ومع ظهور الأتمتة اعتمدت المنظمة على كثير من الآليات الذكية في تقييم الأداء، حيث تقوم الآليات المتبعة بتحليل تقاطعات الاستجابات والسلوك الفعلي وتحديد الأنماط التي جعلت تقييم المستوى أسهل وأكثر دقة، وهناك أدوات مصممة خصيصاً باستخدام الذكاء الاصطناعي لتقييم الموظفين منها: Delta. Ai وفي روسيا Ecopsy، وأيضاً برنامج “دفترة” يعمل على متابعة شؤون الموظفين.

– الحوافز والتعويضات:

والتي لها أهمية وفائدة عالية بالنسبة لجميع الموظفين، تعمل على تحفيزهم وهذه القرارات تستند على نقاط معينة من البيانات، مثل الحيازة والأداء… على المسؤول فهم عميق لمهارات الموظف وطبيعة الوظيفة ومتطلباتها، هناك برامج ذكية تعمل على إصدار كشف عن الرواتب الخاصة بشكل دوري بعد احتساب بنود الرواتب والضرائب والحوافز وغيرها في شكل تقارير مفصلة ومختصرة.

– التدريب:

حيث يمكن لتطبيقات الأتمتة الذكية اكتشاف بعض الاحتياجات وأوجه القصور التي يعاني منها البعض في المنظمة وتساعد في تحديدها لمعالجتها والحد منها، وباستخدام الأتمتة الذكية يتم تحديد المرشحين للتدريب، وإعداد برامج التحضير، وبناء إطار عمل قوي لإعداد الخطة التعليمية، ولا يمكن لاستراتيجيات الإعداد التقليدية أن تلبي كل الاحتياجات بسرعة ودقة وكفاءة، وبعد الانتهاء من التدريب، يمكن تقييم التأثير الأتمتة الذكية وأثره على أداء المنظمة والأعمال المنجزة.

تحتاج أنظمة الأتمتة الذكية لبيانات أكثر ثراء لإجراء تحليل البيانات، وهي وظيفة تتقاطع مع كل الوظائف وهي مهمة أساسية تساعد المنظمة على اتخاذ قراراتها بشكل صحيح، مثلا فيما يتعلق بتحليل البيانات المالية والمبيعات، واحتياجات الموظفين، من خلال طرح الكثير من الأسئلة وقيام الأنظمة الذكية بتفسير الإجابات باستخدام التحليل بناء على النمذجة الرياضية.

وللإشارة توجد العديد من البرمجيات التي تستخدم في مختلف وظائف الموارد البشرية:

Dictation.io: برنامج مجاني يساعد في كتابة رسائل البريد الإلكتروني والمستندات باستخدام السرد الصوتي، بعدة لغات.

Linked in: أكبر موقع في العالم على الانترنت، للعثور على الوظيفة المناسبة أو التدريب وتعلم المهارات.

Trello: من أكثر أنظمة إدارة المشاريع والتعاون استقطابا للشركة التي تفضل التوظيف عن بعد في السوق.

Lever: تطبيق يساعد على اختيار الموظفين بسهولة من خلال إدارة رسائل البريد الإلكتروني وتحديد مقابلات العمل وتتبع نهج السيرة CV لكل مرشح.

Asana: تطبيق مصمم ليساعد فرق العمل عن بعد على تنظيم وإدارة العمل والمشاريع بشكل يومي.

Stream LXP: يركز هذا البرنامج على التعاون والانخراط في التعلم وتدريب الموظفين.

HSI: برنامج تدريب يستخدم تقنيات تدريب مثل سرد القصص لمساعدة المتعلمين على الاحتفاظ بما يتعلموه.