مفهوم تنظيم الوقت

الوقت هو المورد الوحيد الذي لا غنى عنه فهو أثمن ما يملكه الإنسان، حيث لا يمكن ادخاره ولا يمكن استعادته بعد فقدانه، فكل الأعمال تتطلب وقتًا. وكلما استخدم الوقت بشكل أفضل، كلما أنجزت المزيد من الأعمال، فإدارة الوقت أمر ضروري لتحقيق أقصى قدر من الصحة والفعالية الشخصية. ودرجة الشعور بالتحكم في الوقت والحياة هي المحدد الرئيسي لمستوى السلام الداخلي والانسجام والرفاهية العقلية والشعور بفقدان السيطرة على الوقت هو المصدر الرئيسي للتوتر والقلق والاكتئاب. وكلما تمكن الإنسان من تنظيم و إدارة وقته بشكل أفضل، كلما شعر بالتحسن و زادت طاقته و تضاعفت إنتاجيته.

و تعرف إدارة الوقت بشكل عام بأنها عملية تنظيم وتحديد الأولويات والتخطيط للأنشطة، ولا يشمل مشاريع العمل فقط، بل كل شيء في الحياة الشخصية أيضًا، من طريقة إدارة المنزل إلى التطوير الشخصي للهوايات الإبداعية، ويقول نبينا الكريم ” لا تزول يوم القيامة قدما عبد حتى يُسْأل عن أربع: عن عمره فيما أفناه وعن جسده فيما أبلاه وعن علمه ماذا عمل فيه وعن ماله من أين أخذه وفيما أنفقه”.

أهمية إدارة الوقت 

البعض يظن أن إدارة الوقت شيء تافه لا وزن له وذلك لقلة وعيهم بالأهمية الكبيرة  للوقت، وهذه المفاهيم  كانت السبب في الإنتاجية المنخفضة. فلا بد من بيان أهمية إدارة الوقت لرفع وعي الأفراد بالإسراع لانتهاج نهج إدارة الوقت. وتؤكد دراسة نشرت في المجلة الغربية لأبحاث التمريض  “Western Journal of Nursing Research”، والتي تركز على كيفية زيادة الباحثين لإنتاجيتهم البحثية، أن استخدام استراتيجيات متعددة لإدارة الوقت، يمكن أن يفتح بابًا لإنتاجية أفضل لأي فرد، خاصةً أولئك الذين يعملون في بيئات معقدة ويتحملون أدوارًا ومسؤوليات متعددة. إضافةً إلى ذلك، فقد رُبطت إدارة الوقت بالتقليل من الإجهاد، حيث أظهرت دراسةٌ أجريت عام 2014 من قبل باحثين في جامعة Würzburg على مجموعة من الطلاب أن التحكم في كيفية قضاء الوقت يساعد على تقليل الإجهاد والقلق، فبعد أسبوعين وأربعة أسابيع من تدريبهم على إدارة الوقت، أبلغ الطلاب عن انخفاض في مشاعر الإجهاد و التوتر.

فوائد إدارة الوقت

• تحقيق الأهداف: فمهارة إدارة الوقت تكسبك الدافع للتوقف عن التسويف والسعي لتحقيق أهدافك.
• ترتيب الأولويات: إدارة الوقت تساعد في وضع ومعرفة الأولويات  والوصول لأفضل نتيجة.
• توفير الوقت: تساعد على الإنجاز أكثر وفي وقت أقل، فعند التعامل مع الوقت بشكل صحيح، تنجز المزيد وتوفر المزيد من الوقت للأنشطة التي تستمتع بها حقًا.
• التقليل من الضغط : تقليل كمية التوتر الذي يواجهه الإنسان كل يوم في حياته حيث يساعد على تجنب مشكلات خطيرة مثل الإرهاق العقلي.
• زيادة الثقة بالنفس: عندما تتم إدارة الوقت بشكل صحيح، يرقى الشخص إلى مستوى توقعاته، وبالتالي تزيد ثقته بنفسه وبقدراته، ويحصل على فرص أحسن للعمل.

نصائح وتقنيات لإدارة وقتك

• احفظ سجلًا لأنشطتك لمدة أسبوع: حدد الأوقات التي من المرجح أن تكون فيها أكثر إنتاجية، واستخدم هذه المعلومات لتوجيه جدولة المهام.
• خصص وقتًا في بداية كل يوم عمل لعمل قائمة بالأمور المطلوبة: حدد أهدافًا قابلة للقياس وطرق الوصول إليها
• رتب المهام اليومية: حسب الأولوية مع تضمين وقت غير مجدول في اليوم واترك مساحة لتعاملات غير متوقعة.
• تحكم في توافر اتصالك: افتح تطبيقات البريد الإلكتروني والرسائل الفورية في أوقات محددة بدلاً من التفاعل معها طوال اليوم.
• اتبع أفضل الممارسات لإدارة البريد الإلكتروني: على سبيل المثال، قم بمعالجة بريدك الإلكتروني دفعة واحدة وقم بتنظيم الرسائل التي سيتم التعامل معها لاحقًا.
• افتراض حدوث انقطاعات دورية: أضف وقتًا للمهام المحددة لتوفير مساحة لهذه المقاطعات.
• تحكم في حجم العمل: لا توافق على المزيد من العمل عما يمكنك القيام به بشكل مريح، وناقش المطالب غير المعقولة مع الإدارة.