مقدمة

تساعد التكنولوجيا أفراد المجتمع في ممارسة أعمالهم اليومية سواء البسيطة أو المعقدة، وقد دخلت التكنولوجيا في جميع مجالات الحياة، وكذلك جميع أنشطة المجتمع المدنية، والعسكرية والتعليمية، إلخ.

يعتمد قسم الموارد البشرية على نظام قواعد البيانات بشكل كبير، حيث يتم الاحتفاظ بكافة السجلات القديمة والحديثة للعاملين ورصد المكافآت وكشوف الرواتب والخصم وأي زيادة تمت لأي موظف، والعديد من البيانات حول العاملين في تلك الشركة.

كما أن هذه التطبيقات ليست محدودة، ومنها برنامج Microsoft access ، وهو برنامج لإنشاء قواعد البيانات وإدارتها، ويقصد بقاعدة البيانات مجموعة من البيانات في نظام الكمبيوتر، تسمح لمستخدميها بإدخال بياناتهم والوصول إليها وتحليلها بسرعة وسهولة.

ويتيح برنامج مايكروسوفت أكسيس MS Access خمس مكونات رئيسية مع إمكانية تصميم كل مكون وضبط خياراته وخصائصه وتنسيقه.

تستخدم هذه المكونات لإنتاج برنامج متكامل لإدخال وإخراج البيانات بشكل منظم وبإمكانية الغرز والتصفية المتقدمة مع تنسيقها وطباعتها، وهذه المكونات هي:

1	الجداول	Tables
2	العلاقات	Relation Ship
3	الاستعلامات	Queries
4	النماذج	Forms
5	التقارير	Reports

ومن أبرز شركات البيانات وتطويرها 

شركة أوراكل 

والتي تسمى بالإنجليزية OracleCorporation  هي واحدة من أضخم وأهم شركات تقنية المعلومات بشكل عام و قواعد البيانات بشكل خاص، وأبرز منتج لشركة أوراكل هو Oracle Database، وهي قاعدة بيانات علائقية Relational DataBase و نظام لإدارة قواعد البيانات العلائقية RDBM  تستعمل في إدارة معلومات العمل الأساسية من خلال تحويلها إلى قاعدة بيانات تساعد على اتخاذ القرارات المناسبة ومراقبة سيرورة العمل وتحسين الانتاجية وسرعة قصوى في إنجاز المهام والأشغال، ولقد تم دمج برمجية الجافا معها، مما مكّن من استخدامها لخوادم الويب وأتاح الفرصة للمبرمجين حول العالم لإضافة برامجهم الخاصة على قاعدة بيانات اوراكل ليتصرفوا بشكل أفضل وأحسن ويتحكموا بمخرجات البرامج التي يستعملونها على شبكة الويب.

شركة مايكروسوفت:

من خلال برنامج مايكروسوفت أكسس Microsoft Access‏ وهو نظام إدارة قواعد البيانات، يجمع بين محرك قواعد البيانات Jet وواجهة المستخدم الرسومية، وأدوات تطوير البرمجيات.
مايكروسوفت أكسس هو جزء من حزمة برامج مايكروسوفت أوفيس، ويوجد في النسخ الاحترافية والعالية كما يُباع بشكل مُنفصل، كما يوجد ضمن حزمة مايكروسوفت 365. وتتضمن الإصدارات الأخيرة من مايكروسوفت أكسس حماية أوسع، وهناك نسخة تجريبية من البرنامج مُتاحة مجاناً. يخزن مايكروسوفت أكسس البيانات بصيغة خاصة به، والمبنية على محرك بيانات أكسس Access Jet Database Engine، وبإمكانه كذلك استيراد أو الاتصال بالبيانات المخزنة في البرامج الأخرى وقواعد البيانات، كما يستطيع  مطورو البرامج، ومهندسو البيانات والمستخدمون استخدام مايكروسوفت أكسس لتطوير برمجيات تطبيقية.

مجالات استخدام مايكروسوفت أكسيس في الموارد البشرية 

1- ACCESS كمنصة لتطوير التطبيقات الشخصية 

في أفضل مستوياته يستخدم لتطوير أنظمة إدارة قواعد بيانات شخصية بسيطة. مع أن الكثير يقف ضد هذه الفكرة وغالباً من يتعامل مع ACCESS  يتمنى أتمتة كل شيء من دليل الهاتف إلى ميزانية المنزل. وتبقى مشكلة   ACCESS  هي السهولة الخادعة التي تبدو من خلال معالجاته الداخلية الرائعة التي تجعل من ACCESS المنتج الذي يمكن لأي شخص أن يتعامل معه.

لقد صُمم ACCESS ليستطيع أي كان إنشاء تطبيق قاعدة بيانات، و بالرغم من القدرة على إنتاج تطبيقات بسيطة بسهولة وبدون أي تفكير في التصميم وبدون كتابة أي سطر برمجي إلا أن هناك الكثير من التطبيقات التي تتطلب بعض الأفكار في التصميم وكتابة “الأكواد”، لكن لماذا التعقيد طالما المستخدم راضٍ عن تطبيق شخصي تم توليده عن طريق المعالجات. لكن فقط عندما يريد المستخدم رسم التفاصيل الدقيقة والجوهرية عندها قد تظهر المشاكل للكثير من مستخدمي  ACCESS  العاديين، وحينها تظهر قوةACCESS ، وأنه ليس بذلك الشيء التافه الرخيص الذي يمكن للجميع امتلاكه.

2- ACCESS كمنصة لتطوير تطبيقات الأعمال الصغيرة 

ACCESS منصة ممتازة لتطوير تطبيقات تناسب الأعمال الصغيرة فمعالجاتها تساعد المطورين على سرعة وسهولة بناء التطبيق للمستفيد، ومع إمكانية بناء وحدات نمطية أصبحت للمطورين القدرة على إنشاء مكتبات عامة للشيفرات (الأكواد) وإنشاء وظائف قابلة للاستعمال مرة ثانية، كما أن إمكانية كتابة الكود خلف النماذج والتقارير أتاحت للمطورين بناء نماذج وتقارير مخصصة وقوية. وتوجد العديد من الشركات التي تقوم بتسويق تطبيقات متنوعة، منها ”المحاسبية” وهي تطبيقات تعتمد ACCESS كقاعدة بيانات وVBA  كلغة برمجة وتعتمد كائنات ACCESS كعناصر تشكل واجهة التطبيق.

3- ACCESS  كمنصة لتطوير التطبيقات الإدارية 

ACCESS مثالي لتطوير تطبيقات للأقسام ضمن شركات كبيرة، فمن السهل نسبياً ترقية أجهزة المستخدمين في قسم معين بشكل ملائم. وعلاوة على ذلك فأداء ACCESS كافٍ لأكثر التطبيقات الإدارية بدون الحاجة لتقنية خادم/مستفيد(عميل/ملقم) (client/server).

4- ACCESS كمنصة لتطوير التطبيقات في كافة أنحاء الشركة 

بالرغم من أن ACCESS يكون مناسبا أكثر للتطبيقات الإدارية، غير أنه يمكن أن يُستعمل لإنتاج تطبيقات موزعة في كافة أنحاء الشركة، و يعتمد مدى نجاحه على الشركة، هناك حد لعدد المستخدمين الذين يمكن أن يتشاركوا في نفس الوقت على نفس التطبيق لكي يبقى الأداء معقولاً. و هناك حد لعدد السجلات التي يمكن أن يتضمنها كل جدول بيانات.

ومن أهم تطبيقات قواعد البيانات التي بدأت تحظى بانتشار واسع في أعمال إدارات مختصين الموارد البشرية على مستوى المنظمات.

1- برنامج الشامل لإدارة شؤون الموظفين والرواتب  Shamel HR & payroll

تم تصميم وتطوير النظام حتى يلبي حاجة المؤسسات والشركات والمصانع التي تحتوي على عدد كبير من الموظفين، حتى يسهل عليهم إدارة شؤون الموظفين ومتابعة كل ما يتعلق بهم من الرواتب. بالإضافة إلى تطويره للخدمة الذاتية حيث يوفر النظام لعدد غير محدد من المستخدمين تقديم طلبات الإجازات والمغادرات والعمل الإضافي وتعديل بيانات الدوام والاستعلام عن الدوام، ويقدم البرنامج أيضا التكامل مع نظام مراقب الدوام والتكامل مع النظام المالي وإعداد تقارير وتحليل البيانات.

2- برنامج سمارت لإدارة الموارد البشرية  SMART HR

نظام إلكتروني يقدم حلولا متكاملة في إدارة الموارد البشرية لكل من الشركات والمؤسسات، من خلال إدارة البيانات الخاصة بالموظفين وملفاتهم ومتابعة الحضور والغياب والإجازات وإدارة الأجور والتدريب وتقييم الأداء. ويوجد إصداران من البرنامج، إصدار يسمى سمارت بلس للموارد البشرية الذي يتناسب مع الشركات والمصانع الكبيرة، والإصدار الآخر سمارت للموارد البشرية الذي يناسب الشركات الصغيرة ومختلف الأنشطة التجارية والصناعية.

3- برنامج اوبتيموس لشؤون الموظفين   Optimus HR

أحد منتجات شركة الأنظمة الموثوقة، وهو برنامج ينظم إجراءات دوام الموظفين ومراقبته وينظم إدارة الموارد البشرية والموظفين في الشركات والمصانع والمؤسسات.

لبرنامج أوبتيموس خمسة إصدارات حسب الميزات المتوفرة في النسخة:

– النسخة الخفيفة.

– ضبط الحضور والمغادرة.

– برنامج إدارة الموارد البشرية للمؤسسات غير الربحية.

– برنامج إدارة الموارد البشرية .

يشمل إصدار ضبط الحضور والمغادرة والغياب معلومات الموظف، من ضبط وقت الحضور والانصراف، وتقرير مجمل ساعات العمل ومعالجة أكثر من فترة عمل والدوام الإضافي.

يعتبر وحدة مبتكرة لقراءة بصمات الوجه او الأصبع؛ لتطبيقات وقت الحضور حيث تقدم أداء لا مثيل له باستخدام لوغاريتم متقدم ودقيق وموثوق مع سرعة ممتازة.

4- برنامج سكوب SCOOPE

نظام يعمل على القيام بعدة عمليات حوسبة، منها إدارة الموظفين من حيث الرواتب والإجازات وساعات العمل، قد يكون باللغتين العربية والإنجليزية، وتستطيع من خلاله إدارة حسابات المؤسسة في أي وقت ومن أي مكان  في العالم وأي جهاز محول وغيره.

يخدم برنامج سكوب قطاعات عديدة، منها الشركات التجارية والمصانع والمحلات التجارية ومكاتب الهندسة وشركات مقاولات والمجالس القروية ومحلات مواد البناء ومحلات الحلويات والمطاعم والمدارس الخاصة…

5- برنامج إدارة الموارد البشرية  ERPMAX 

برنامج فعال بدرجة كبيرة لإدارة الموارد البشرية يسمح بإعداد إدارة الرواتب وتتبع حضور ومغادرة الموظفين وجدولة تدريبهم وجدولة تقارير إنتاجية الموظفين وتوظيف الكفاءات.

يستخدم قاعدة بيانات لحفظ جميع أنواع بيانات الموظفين من بداية الإعلان عن الوظيفة إلى المقابلات، إلى التقديم للوظيفة، إلى التوظيف، إلى البدء بالعمل، إلى الإجازات، إلى التقييمات، إلى حين انتهاء الخدمة. حيث يساعد على التخلص من تراكم الأوراق المكتبية وتكدسها. يحتوي على  واجهة مستخدم سهلة. و يتميز أيضا بسهولة إدخال البيانات في أي وقت ومن أي مكان مع إمكانية إعادة استخراجها على شكل تقارير جاهزة و سهلة التصميم.
تشمل بيانات الموظفين الأساسية: الاسم، الجنسية وكود الموظف (رقم البصمة الخاص به)، صورة الهوية الشخصية، صورة الشهادة الجامعية، شهادات تدريب أو خبرة ذات صلة بالعمل، السير الذاتية، صورة شخصية، المكانة الوظيفية و القسم، تاريخ التحاق الموظف بالعمل. أما البيانات المالية فتشمل: قيمة الراتب الأساسي، حساب السلف، التأمين الصحي، بدلات السكن والمواصلات وتذاكر طيران وغيرها، ضريبة كسب العمل، الوردية.

بالإضافة إلى نماذج الموارد البشرية، مثل: خطاب تعريف، طلب إجازة مرضية، عادية أو اضطرارية، تعهدات الموظفين، وغيرها الكثير، تقارير الغياب لكل موظف وتتبع أداء الموظفين من التقارير الجاهزة أو سهلة الإنشاء.

تطبيقات برامج إدارة قواعد البيانات 

فيما يلي بعض تطبيقات برامج قواعد البيانات في الصناعات المختلفة:

• البنوك: في القطاع المصرفي، يتم استخدام نظام إدارة قواعد البيانات (DBMS) لتخزين معلومات العميل وأنشطة الحساب والمدفوعات والائتمانات والرهون العقارية.
• شركات الطيران: يتم تخزين معلومات حجوزات الرحلات والجدولة في قواعد البيانات.
• التعليم: يتم تجميع معلومات الطلاب وتسجيلات المقرر الدراسي والنتائج في أنظمة قواعد البيانات.
• اتصالات: تخزن قواعد البيانات أرشيفات المكالمات والفواتير الشهرية وأرصدة الاحتفاظ والمعلومات الأخرى المتعلقة بالمكالمات.
• الاقتصاد والمالية: يقوم DBMS بتخزين البيانات حول السندات والمعاملات والاستحواذ على الأدوات المالية، مثل الأسهم والأسهم.
• المبيعات والتسويق:يتم تخزين معلومات العميل المحتمل والوصول إليها عبر قواعد البيانات.
• الموارد البشرية: يتم الاحتفاظ بسجلات حول العمال والمكافآت وكشوف الرواتب والخصم وتوليد الرواتب والمزيد من المعلومات في أنظمة قواعد البيانات.

الخاتمة

 إن نظم إدارة قواعد بيانات من خادم/مستفيد مثل Microsoft SQL Server وOracle  تقوم بمعالجة الاستعلام على جهاز الخادم وتعيد النتائج فقط إلى المحطة الطرفية، غير أن هذه النظم ليست قادرة بنفسها على عرض البيانات للمستخدم، وهنا يأتي دور الـ ACCESS كواجهة أمامية.  يمكن أن يعرض ACCESS  البيانات التي استرجعت من خادم قاعدة البيانات، ويمكن أن يعرضها على شكل تقارير أو بيانات…

وبشكل عام، يعد Access الخيار الأفضل عندما يتعين عليك تعقب البيانات وتسجيلها بانتظام، ثم عرض مجموعات فرعية من تلك البيانات أو تصديرها أو طباعتها. وتوفر نماذج Access  واجهة أكثر ملاءمة من ورقة عمل Excel للعمل مع بياناتك. ويمكنك استخدام Access  لأتمتة الإجراءات التي يتم تنفيذها بشكل متكرر، وتتيح لك تقارير Access تلخيص البيانات في نموذج مطبوع أو إلكتروني. يوفر Access المزيد من البنية لبياناتك؛ على سبيل المثال، يمكنك التحكم في أنواع البيانات التي يمكن إدخالها، والقيم التي يمكن إدخالها، ويمكن تحديد كيفية ارتباط البيانات الموجودة في جدول واحد بالبيانات الموجودة في جداول أخرى. حيث تساعدك هذه البنية على التأكد من إدخال الأنواع الصحيحة فقط من البيانات.

يخزن Access البيانات في جداول تبدو مماثلة تماما لأوراق العمل، ولكن كذلك تم تصميم جداول   Access   للاستعلام المعقد فيما يتعلق بالبيانات المخزنة في جداول أخرى.

المراجع:
– أثر استخدام تكنولوجيا المعلومات على أداء الموارد البشرية دراسة ميدانية على الأكاديمية الدولية الاسترالية، إعداد عزيزة عبدالرحمن العتيبي 2010
– https://badrtypist.blogspot.com/2020/08/1-access-2016-access-2016.html
 https://arabteam2000-forum.com/index.php?/topic/35528-%D9%85%D8%AC%D8%A7%D9%84%D8%A7%D8%AA-%D8%A7%D8%B3%D8%AA%D8%AE%D8%AF%D8%A7%D9%85-%D8%A7%D9%84-access/\
– https://www.eskchat.com/article-30456.html
– https://www.new-educ.com/?p=33598
– https://www.almrsal.com/post/1023551
 https://ar.wikipedia.org/wiki/%D9%85%D8%A7%D9%8A%D9%83%D8%B1%D9%88%D8%B3%D9%88%D9%81%D8%AA_%D8%A3%D9%83%D8%B3%D8%B3
– https://businessyield.com/ar/management/top-10-database-management-companies/?currency=EUR
– https://businessyield.com/ar/management/top-10-database-management-companies/?currency=EUR
– https://www.matrix219.com/index/2016/12/23/%D9%85%D8%A7%D9%87%D9%88-oracle/