تحولت العديد من المنظمات من النظام التقليدي في الإدارة إلى النظام الإلكتروني، وذلك بسبب التطور التكنولوجي السريع والمستمر في كافة نواحي الحياة، وأصبحت تهتم بالعنصر البشري كأحد أهم مواردها والتي تساعد المنظمة على تحقيق أهدافها الاستراتيجية، والتي بدورها تساهم في دعم رسالة ورؤية المنظمة.

أتت برمجيات إدارة الموارد البشرية، كأنظمة تسهل عملية إدارة المورد البشري وتخفيف عبء وجهد تنظيم العمل المتعلق به، وتسهيل انسيابية العملية الإدارية بين الموظفين ودائرة الموارد البشرية، والحفاظ على أمان البيانات المتعلقة بهم. حيث يتم من خلال هذه البرمجيات القيام بالمهام التي تتطلب الحد الأدنى من التدخل البشري، فتعطي مجالاً للموظفين للتركيز على المهام الأكثر أهمية والتي بدورها تصب في مصلحة المنظمة العامة.

ومن أشهر برمجيات إدارة الموارد البشرية 

برنامج إدارة 

يعد هذا البرنامج الحل الأمثل لإدارة المورد البشري، وذلك لأنه يتميز بواجهة مستخدم قوية وواضحة، والتي يمكن من خلالها التحكم بجميع ملفات الموظفين وسجلاتهم من حيث متابعة المعلومات الشخصية، وتقييم الأداء الخاص بهم بدقة عالية. ولا ننسى أن نذكر أنه نظام سحابي يستطيع أي شخص (مخول له ذلك) الدخول إليه ومتابعة العمل في أي مكان وزمان، فهو مرن وسلس وآمن.

ومن أهم الخدمات التي يقدمها برنامج إدارة: برنامج إدارة العقود والتعيينات للموظفين، حيث يتم من خلاله إدخال بينات الموظفين الشخصية ومؤهلاتهم العلمية وكل ما يتعلق بمسوغات تعيينهم، بالإضافة لمتابعة العقود وأوقات انتهائها، ونظام الحضور والانصراف، ومتابعة الدوام الخاص بكل موظف وتقديم التقارير التفصيلية عن عدد ساعات العمل ورصيد إجازات كل موظف، ونظام إدارة رواتب الموظفين وعلاواتهم حيث يتم من خلاله احتساب الرواتب والعلاوات والخصومات وتلخيصها على شكل تقارير مفصلة ومختصرة في وقت قليل.

برنامج دفترة 

يعد هذا البرنامج أحد أهم البرامج في تخطيط وإدارة الموارد الخاصة بالمؤسسة، فهو عبارة عن نظام يساعد على إنجاز وإدارة كافة الأعمال بداية من إصدار الفواتير ومتابعة المبيعات ومراقبة الحدود الدنيا والعليا للمخزون، ويتم من خلاله التواصل بطريقة فعالة مع العملاء، وتخصيص الوصف الوظيفي الخاص بكل موظف ووضع المؤهلات العلمية والدورات التدريبية والمهارات الخاصة بكل موظف، بالإضافة إلى مؤشرات الأداء والتي يتم تقييمه بناء عليها.

يحتوي البرنامج على الكثير من الخصائص والتطبيقات المتعلقة بالمهام الإدارية، التي يمكن تفعيلها بما يتلاءم مع طبيعة عمل المنشأة. ومن أهم الأمثلة على التطبيقات التي يحتويها: برنامج شؤون الموظفين، وبرنامج المحاسبة العامة، وإدارة المخازن، وبرنامج المبيعات، وبرنامج علاقات العملاء، وغيرها من التطبيقات الإدارية التي تسهل القيام بالمهام الخاصة بكل وظيفة.

و يتميز هذا البرنامج بإمكانية إعداد تقارير مخصصة لكل دائرة ضمن نظاق المنظمة بما يتوافق مع القوانين، بالإضافة إلى أنه يغطي كل ما يحتاجه مختصو الموارد البشرية.  وهناك عدة ميزات تميز برنامج دفترة عن بقية البرامج: فهو يحقق التكامل بين أقسام الشركة المختلفة، حيث أنه يوفر مركزية ووحدة في البيانات واتصالها بالسحابات الإلكترونية، ومنه عدد قليل من الأخطاء مقارنة بالنظام اليدوي، وفي هذا البرنامج يتم تحديث البيانات بصورة سريعة، كما أنها تساعد على اتخاذ القرارت بصورة سريعة، وذلك لأن عملية الوصول للبيانات تتم بصورة سهلة. وأبضا السرعة في إنجاز العمل من خلال أتمتتة المهام الروتينية (بعض العمليات تتم بصورة آلية بطريقة متسلسلة)، وزيادة الإنتاجية، حيث أن التواصل بين الأقسام يزيد من كفاءة الموظفين في أداء المهام المناطة بهم ويؤدي أيضا إلى الإستغلال الأمثل للوقت وعدم هدره، وتقليل التكاليف من خلال اختصار الوقت في أداء العمليات وبساطة سيرها، والاكتفاء بنظام دفتر والاستغناء عن شراء الكثير من البرامج، وإدارة الجوانب المالية للمنظمة بحكمة، وكذا تخزين البيانات الموحد وأمان المعلومات ووجود قاعدة بيانات مشتركة ترتكز عليها العملية التخزينية والتي تعرف ب Master Data، وهناك صلاحيات معروفة لكل موظف، وهو الأمر الذي يسهل تتبع تسرب المعلومات. كما أن النظام يوفر تقنيات عالية من الحماية، كما يوفر البرنامج سهولة توقيع الفواتير والشيكات إلكترونياً.

أما عيوب هذا النظام فهو ارتفاع تكلفته نسبيا، مع وجود احتمالية عدم نجاحه في أداء المهمات التي تم شراؤه من أجلها، وتغيير طريقة إدارة الشركة، حيث يجب إجراء الكثير من التعديلات لكي يتلاءم النظام مع طبيعة عمل الشركة، وكذا صعوبة التعامل مع النظام، كما أن العائد على الاستثمار من النظام بعيدة المدى، قد يسبب عدم رضا للعملاء، إضافة إلى صعوبة نقل المعلومات من نظام إلى آخر.

برنامج جوستو

“نجعل العمل له هدف للجميع في كل مكان” هكذا عنونت شركة جوستو رسالتها لعملائها من الشركات الصغيرة في الولايات المتحدة الأمريكية والعالم، حيث تقدم برنامجًا يمثل حلًا شاملًا في إدارة الموارد البشرية للشركات، لأنها تتميز بالعديد من الخصائص والمزايا مما جعل عملية إصدار كشوف الرواتب بعد تتبع ساعات العمل والورديات واحتساب قيمة الضرائب والمستقطعات من الموظف وخدمات الرعاية الطبية أمرًا سهلًا، كما أن البرنامج متوافق مع العديد من البرامج المحاسبية مثلXero و  QuickBooks  وغيرها من البرامج الهامة ذات الصلة. كما يلبي هذا النظام حاجة المنظمات التي تحتوي على عدد كبير من الموظفين فهو يشمل على ما يقارب 60 تقريراً إجمالياً فيما يتعلق بالموظفين ورواتبهم وساعات عملهم العادية والإضافية بالإضافة إلى ميزة تحليل هذه البيانات.

برنامج BambooHR 

لإصدار كشوف المرتبات بطريقة سهلة وعملية، ومن أهم ميزاته التكامل مع نظام الموارد البشرية، وتتبع واحتساب أيام الإجازات والمغادرات. أما عيوبه فهي عدم توفره كمنتج مستقل وكذا غموض نظام التسعير، ويمكننا من خلال برنامج بامبو للموارد البشرية إضافة موظفين جدد بطريقة سهلة وأيضا تتبع ساعات العمل ودفع المكاقآت، كما يتم متبعة المتقدمين للوظائف وجودة الأداء والتواقيع الإلكترونية.

المراجع:

• ديسلر، غاري. (2016). ” إدارة الموارد البشرية”. دار المريخ، الرياض، المملكة العربية السعودية.
• https://www.edarahr.com/
• https://www.zenhr.com/ar